Los funcionarios responsables del área de cobertura de la SED Córdoba, una vez ha terminado la Auditoría Externa a los Establecimientos Educativos, envía al MEN el resumen del Informe de auditoría con el seguimiento de la matrícula y el estado de avance detallado del mismo, incluyendo los indicadores principales, casos críticos y proyectos pendientes relacionados con cobertura. Como una acción complementaria, al reporte de información reglamentado en la resolución 166 de 2003, la SED Córdoba debe enviar copia de la misma a la Secretaria General del MEN acompañada de una certificación de la calidad de la información firmada por el Secretario de Educación Departamental de Córdoba y el jefe de la oficina responsable de la actualización de la información. Ver formato GDS-P26-F6 Certificado de Calidad de la Información

El equipo auditor, una vez recibidas las respuestas a los hallazgos de la auditoría y que se han discutido las recomendaciones con el responsable del Establecimiento Educativo, debe realizar actividades de seguimiento, normalmente con otra auditoría, para verificar que se hayan corregido las deficiencias y ejecutado la acción para evitar que se repitan.

Si el seguimiento muestra que las acciones realizadas han corregido la deficiencia y evitado que se repita, deben marcarse las inconsistencias mitigadas hasta cerrarlas en el formato. GDS-P26-F3. Oportunidades de mejora e inconsistencias detectadas.

Por otra parte, si el seguimiento señala que la acción realizada no corrige la deficiencia, esta se conserva en el informe, y debe ser emitido un llamado de atención, reiterando la permanencia de la deficiencia en el proceso o la información reportada.

 Si la deficiencia persiste, quizá sea preciso que el auditor pida el respaldo de Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, en caso de ser las Unidades desconcentradas quién audita.

El auditor líder y líder del proceso una vez han discutido las recomendaciones y se han generado los acuerdos para el seguimiento de los planes de acción, deben realizar el cierre de la auditoría, este debe registrarse en el acta de cierre formato GDS-P26-F5. Acta de reunión de la misma

El auditor líder entrega el Formato GDS-P26-F4. Informe de Auditoría al líder del proceso para su análisis, revisión y discusión de las recomendaciones

El equipo auditor realiza la consolidación de los registros generados durante la auditoría de cada proceso del macroproceso Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo, la cual se realiza una vez se haya ejecutado este en su totalidad.

Los informes consolidados corresponden al registro realizado en los formatos GDS-P26-F3. Oportunidades de Mejora e Inconsistencias detectadas. Con base en el análisis de los informes consolidados el Equipo Auditor realiza el Informe de Auditoría en el formato GDS-P26-F4. Informe de Auditoría, en el cual debe especificar claramente los hallazgos encontrados, detallando estos en las inconsistencias detectadas, oportunidades de mejora, conclusiones y recomendaciones del Informe.

El equipo Auditor, debe realizar el Informe de auditoría con base en las evidencias registradas en la lista de verificación y las inconsistencias y oportunidades de mejora detectadas.

Las listas de verificación deben archivarse junto con una copia del informe de auditoría y estar a disposición del auditado para que las revise cuando lo necesite. Los resultados y los hallazgos de la auditoría deben presentarse en forma detallada en el formato GDS-P26-F4. Informe de Auditoría.

En este se debe presentar un resumen del resultado de la auditoría. Si se requiere información se puede hacer referencia a los detalles en el reporte registrado en el formato de inconsistencias y oportunidades de mejora.

El equipo auditor y auditado, deben dar inicio a la auditoría externa de los Establecimientos Educativos, para ello debe utilizar como pauta el formato GDS-P26-F2. Lista de Verificación.

Durante la auditoría se debe examinar la evidencia objetiva y registrar los detalles en la lista de verificación. Por ejemplo, también debe registrarse toda la información esencial, la identificación de la evidencia examinada, los detalles específicos de condiciones adversas o que no estén de acuerdo con las especificaciones de los procesos de Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo, junto con cualquier referencia aplicable.

La identificación de inconsistencias en el proceso o en los reportes de información debe ser registrada en el formato GDS-P26-F3. Oportunidades de mejora e inconsistencias detectadas. En este se resumen los hallazgos de la auditoría, los cuales se deben detallar en diferentes ítems.

Cuando se termine la auditoría, el equipo debe reunirse para evaluar la evidencia que resulte de la auditoría. El equipo analiza cualquier caso de inconsistencia con las especificaciones o las condiciones adversas aparentes, para asegurar su validez como hallazgos de la auditoría.

El equipo auditor debe realizar la lista de verificación con la cual será ejecutada la auditoría en el formato GDS-P26-F2. Lista de verificación, este formato contiene la relación mínima de verificaciones para el cumplimiento y efectividad de los procesos de Cobertura del Servicio Educativo, pero puede ampliarse de acuerdo a las particularidades de la auditoría y al objetivo del equipo auditor.

La construcción de la lista permite determinar el cumplimiento de requisitos especificados para los procesos de Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo y, determinar la efectividad de la puesta en práctica de los controles de cada proceso.

Los funcionarios responsables del área de cobertura de la SED Córdoba, deben planear la ejecución de auditoría externa a los procesos de Cobertura, debe definir el alcance, participantes, cronograma y recursos necesarios. La planeación de la auditoría externa se realiza en el formato GDS-P26-F1. Plan de Auditoría.

Para los casos de auditoría subcontratada, el responsable del área de cobertura de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba debe seleccionar las firmas participantes y elaborar los términos de referencia pertinentes acorde con lo definido en el subproceso I01.02 Manejar requisiciones y el subproceso continua con la actividad 10.

La ejecución de la auditoría debe ser realizada una vez hayan sido ejecutados en su totalidad cada uno de los procesos de Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo, estos son: 

• C01. Establecer las directrices, criterios, procedimientos y cronograma para la organización y Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo
• C02. Proyectar Cupos
• C03. Solicitar, Reservar y Asignar Cupos Oficiales
• C04. Registrar Matrícula de Cupos Oficiales. 

En los casos, en los cuales, como consecuencia del reporte de información de los establecimientos educativos a las jerarquías superiores sean detectadas inconsistencias críticas, éstas pueden ejecutar una auditoría durante la realización del proceso, para identificar las causas y proponer mejoras. 

Para la ejecución de esta actividad se deben realizar las siguientes tareas: 

• Seleccionar el equipo de auditoría externa 

El líder del proceso concertadamente con los funcionarios designados de las dependencias de la SED Córdoba, asigna el equipo de auditoría y el auditor líder, el cual puede estar conformado por: 

• Profesional universitario de inspección y vigilancia de unidades desconcentradas
• Rectores
• Profesional universitario de matrícula.
• Veedor asignado por la Comunidad Educativa. 

Las personas escogidas para conformar el equipo auditor deben ser capacitadas o demostrar competencia para realizar la auditoría. 

• Programación de los establecimientos educativos 

Los funcionarios designados de las dependencias de la SED Córdoba, realizan el cronograma de fechas de visitas a los Establecimientos Educativos. 

• Preparación del plan de auditoría (Según procesos sensibles y resultados de auditorías anteriores). 

Los funcionarios responsables de la SED Córdoba, prepara el plan de auditoría. Para ello define los procesos que debe auditar, las fechas de realización, duración y el alcance del mismo. 

Cada auditoría a los procesos de Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo se debe realizar una vez terminada la ejecución de estos. 

• Asignación de tareas al equipo de auditoría. 

Las tareas y funciones son delegadas por el auditor líder. 

• Comunicar a los auditados sobre el plan de auditoría 

El auditor líder informa por medio de comunicación oficial (M03.01.F03. Acto administrativo o comunicación escrita) el Plan de Auditoría y solicita documentación a los Establecimientos Educativos para su verificación. 

• Preparación de documentos de trabajo: formatos, normas, guías y registros. 

Preparación de los documentos que serán revisados para confrontar la documentación registrada contra la ejecución real de las actividades de los subprocesos alcance, definidos en el Plan de Auditoría.

El líder de calidad educativa de la SED Córdoba revisa que la caracterización y el perfil territorial se hayan elaborado de acuerdo a los requerimientos del subproceso.

Se ejecuta la verificación del cumplimiento a cada uno de los requisitos definidos en el Formato GMP-P1-F2 Ficha técnica planificación producto/servicio (subproceso N01.05. Planificación de la realización del producto/servicio no conforme). Si se detectan desviaciones en el cumplimiento de los requisitos, se ejecutan las acciones previstas en el subproceso N01.04 Control de producto o servicio no conforme, y se realiza una nueva verificación.

Si se registran desviaciones en la elaboración de la caracterización y el perfil territorial que afectan la calidad del producto, se ejecutan las acciones correctivas y preventivas de acuerdo con el subproceso N01.02 Acciones correctivas y preventivas. Incluye, identificar las fortalezas y oportunidades de mejora. Y se realiza una nueva verificación.